Lập Kế Hoạch Để Chủ Động Trong Công Việc (BVCĐ149)

    By Tạ Ân Phúc Tháng 9 23, 2012 2894

    Lập Kế Hoạch

    Để Chủ Động Trong Công Việc

     

    Tạ Ân Phúc

     

    Trong cuộc sống năng động và hối hả của thời đại toàn cầu hóa ngày nay, “thời gian” rất quý giá cho mọi hoạt động của con người. Vì thế, lập kế hoạch cho công việc là điều hết sức cần thiết để tiết kiệm được thời gian và công sức; hơn nữa, nó còn giúp chúng ta nắm rõ thời gian biểu, chủ động trong công việc, và biết mình phải làm gì để đạt được kết quả cao nhất.

    Để đáp ứng nhu cầu không nhỏ trong giới trẻ, nhất là các bạn trẻ mới chập chững bước vào đời, thiếu kinh nghiệm sống, thiếu kinh nghiệm trong công việc, chiều thứ Bảy 22/09/2012, Thầy Giuse Mai Thanh Hoài, Phó tiểu ban Chương trình Chuyên đề Giáo Dục, thuộc Ban Mục vụ Gia đình TGP Sài Gòn đã trình bày đề tài: “KỸ NĂNG LẬP  KẾ HOẠCH, TỔ CHỨC CÔNG VIỆC” tại Trung tâm Mục vụ Tổng Giáo phận.

    Dẫn giải từ chương đầu tiên của sách Sáng Thế, Thầy Giuse cho hay: Thiên Chúa là người lập kế hoạch đại tài trong công trình tạo dựng của Ngài. Mỗi ngày, Ngài đã dựng nên một công trình, và Ngài thấy thế là tốt đẹp. Ngày thứ sáu, Thiên Chúa dựng nên con người, giao cho họ bá chủ địa cầu, và Thiên Chúa thấy mọi sự Người đã làm thật là tốt đẹp! Một chi tiết rất quan trọng là, ngày thứ bảy, Thiên Chúa nghỉ ngơi: Một sự dung hòa giữa “công việc và ngày nghỉ” đã được Thiên Chúa thiết lập ngay từ thuở tạo dựng vũ trụ.

    Nói về sự khôn ngoan, Chúa Giêsu đã có lời khuyên chí lý: Ai nghe những lời Thầy nói đây mà đem ra thực hành, thì ví được như người khôn xây nhà trên đá (Mt 7,24).“Xây nhà trên đá” thì đối nghịch với “xây nhà trên cát”. Vì thế, mỗi người cần lựa chọn cho mình một nền móng vững chắc trong đời sống cũng như trong công việc hằng ngày. Kinh Thánh đã nêu ra dụ ngôn “5 cô khờ dại và 5 cô khôn ngoan” để cho chúng ta thấy rằng: Mỗi người đều có quyền lựa chọn và ra quyết định của mình. Thế nên, lập kế hoạch cho bản thân là một việc hết sức quan trọng và cần thiết để trở nên người khôn ngoan: “Xây nhà trên đá”.

    Đồng hồ và la bàn

    Với hai hình ảnh chiếc đồng hồ và cái la bàn, Thầy Hoài giải thích: Cái la bàn giúp mình không đi lạc, còn cái đồng hồ để cảnh báo rằng thời gian chỉ có hạn. Có nhiều người làm việc hăng say, cần mẫn nhưng thiếu định hướng dẫn đến kết quả không như mong đợi. Có nhiều người lập rõ mục đích, mục tiêu nhưng không kiểm soát thời gian, vì thế không thực hiện được điều mình cần làm. Để lập kế hoạch tốt, chúng ta cần phải xác định rõ: đâu là hướng đi mình muốn vạch ra, và có bao nhiêu thời gian để đi đúng hướng.

    Viễn cảnh

    Muốn bắt đầu kế hoạch, người ta phải có viễn cảnh, có tầm nhìn, nghĩa là phải suy nghĩ được rằng: mình phải làm gì, và mình muốn làm gì. Viễn cảnh là một tương lai hấp dẫn, đáng tin cậy, viễn cảnh định ra hướng đi đến tương lai. NASA đã lập ra viễn cảnh đưa con người đặt chân lên Mặt Trăng vào cuối thập niên 60. Henry Ford thì muốn sản xuất chiếc xe mà mọi người có thể mua được. Còn Disney Land tạo ra viễn cảnh trở thành nơi mà mọi người tìm thấy niềm vui và tri thức.

    Hoạch định

    Một khi đã có viễn cảnh, thì cần phải hoạch định để tìm cách thực hiện nó. Hoạch định là dự đoán những việc muốn làm để đạt được trong tương lai, và xác định phải thực hiện như thế nào để đạt được những điều đó.

    Để giúp công việc thành công, chúng ta cần nguyên tắc 4P: Dự báo (Predict); Hoạch định (Plan); Chuẩn bị (Prepare); Thực hiện (Perform).

    Hoạch định - Planning bao gồm nhiều việc: Dự đoán (Forecasting), tìm cách phát triển mục tiêu (Developing Objectives), phát triển chiến lược (Developing Strategies), thiết lập chương trình thực hiện (Programming), lên lịch trình thực hiện cụ thể (Scheduling), dự toán ngân sách (Budgeting), phát triển các chính sách (Developing Policies), phát triển những quy trình và thủ tục cần thiết (Developing Procedures & Processes).

    Trong hoạch định, chúng ta lại phải nhắm đến mục tiêu, mục tiêu phải thỏa mãn các điều kiện SMART: Cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Attainable), nhắm đến kết quả mong đợi (Results oriented), có thời hạn (Time-bound).

    Dựa vào những việc phải làm cho việc hoạch định, chúng ta cần ghi nhớ những câu hỏi quan trọng:

    - “Tương lai việc này sẽ thế nào?” nhằm dự đoán.

    - “Những kết quả cụ thể nào mà bạn muốn đạt được trong dự án, công việc này?” để thiết lập mục tiêu.

    - “Bạn sẽ dùng cách thức nào để đạt được các mục tiêu đề ra?” để phát triển chiến lược.

    - “Các bước nào bạn sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu?” nhằm tìm ra chương trình thực hiện .

    - “Lịch trình làm việc cụ thể bạn đã lập kế hoạch như thế nào?” để biết được lịch trình kế hoạch.

    - “Bạn đã phân bổ nguồn lực, ngân sách… như thế nào để thực hiện kế hoạch?” để dự toán ngân sách.

    - “Những quyết định nào bạn sẽ thực hiện để quản lý những rắc rối, những vấn đề xảy ra lập đi lập lại?” để phát triển chính sách.

    - “Bạn sẽ đưa ra những quy định, chính sách nào để quản lý?” nhằm phát triển quy trình, thủ tục cần thiết.

    Tổ Chức

    Khi đã có bản kế hoạch trên tay với những hoạch định cho công việc, chúng ta cần phải tiến hành tổ chức thực hiện với những bước cụ thể như sau: Thiết lập cơ cấu tổ chức, biết giao việc, ủy thác vì một người không thể làm hết mọi việc, và phải biết cách phát triển tinh thần đồng đội.

    Kiểm Soát

    Làm việc mà không kiểm soát sẽ không biết kết quả thực hiện như thế nào và nó sẽ đi về đâu. Để kiểm soát có hiệu quả, chúng ta cần có những tiêu chuẩn đánh giá kết quả, biết cách đo lường kết quả, đánh giá kết quả để từ đó có phương án điều chỉnh nhằm mang lại kết quả tốt nhất như mục tiêu ban đầu đề ra.

    Tại sao phải lập kế hoạch?

    Lập kế hoạch là cầu nối để biết mình đang ở đâu và sẽ đi về đâu. Lập kế hoạch là chìa khóa để giúp cho sự tăng trưởng.

    - Lập kế hoạch để phát triển những thành viên của mình, giao quyền, giao việc cho họ, và qua công việc đó, giúp cho họ phát triển.

    - Lập kế hoạch để thiết lập tổ chức của mình, làm việc phải có trên dưới, có nguyên tắc.

    - Lập kế hoạch để động viên mọi người, và cuối cùng, nó là nền tảng để kiểm soát mọi việc.

    - Bên cạnh đó, để có một kế hoạch tốt, chúng ta cần phải biết 3 yếu tố: Chi phí cần phải bỏ ra, Thời gian có được bao lâu, và Chất lượng muốn đạt được.

    Mô hình lập kế hoạch

    Có nhiều dạng mô hình lập kế hoạch công việc để việc thực hiện công việc diễn ra tốt đẹp:

     - Mô hình Vòng tròn PDCA. Đây là một vòng tròn mà khi lập kế hoạch có thể bắt đầu từ bất kỳ chỗ nào trong 4 yếu tố: Plan - lập kế hoạch theo đúng mục đích mục tiêu, Do - thực hiện, Check - kiểm tra, Act - rút kinh nghiệm để lập kế hoạch cho tốt hơn.

    - Dựa vào mô hình PDCA, người Nhật chỉnh sửa lại theo cách riêng của họ với mô hình mang tên Vòng tròn DST-PDCA. Phía trên vòng tròng PDCA là vòng tròn DST nhằm gộp thêm ý tưởng của chính mình vào việc lập kế hoạch hành động: Draw (vẽ): hình dung tình trạng lý tưởng, “muốn làm gì, muốn được như thế nào”;  See: thừa nhận hiện thực bằng Nguyên tắc Tam hiện (hiện trường, hiện trạng, hiện thực), phân tích sự khác biệt của kế hoạch so với thực tế, dự đoán tương lai và so sánh với các đối thủ cạnh tranh; Think: dựa trên phân tích sự khác biệt giữa ý tưởng và tình trạng thực tế để đưa ra đề tài “cần phải làm gì”.

    Luân chuyển vòng tròn CAP-Do để tiếp tục cải tiến nhằm hướng tới tình trạng lý tưởng: Luân chuyển theo thứ tự: Kiểm tra (Check), Hành động (Act), Kế hoạch (Plan) và Làm (Do), vì hoạt động hằng ngày được thực hiện trước theo như kế hoạch. Hoạt động hằng ngày sẽ xuống dốc nếu không duy trì việc luân chuyển vòng tròn CAP-Do.

     

    Phương pháp 5WH2C5M

    Để xác định nội dung công việc, chúng ta cần phải làm sau khi có kế hoạch cần tuân thủ theo phương pháp 5W1H2C5M

    •       Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W: tại sao (Why)

    •       Xác định nội dung công việc 1W: cái gì (What)

    •       Xác định 3W: ai (Who), ở đâu (Where), khi nào (When)

    •       Xác định cách thức thực hiện 1H: bằng cách nào (How)

    •       Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (Control)

    •       Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (Check)

    •       Xác định nguồn lực thực hiện 5M: Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà không chú trọng đến các nguồn lực, chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

    • an       = nguồn nhân lực.
    • oney   = Tiền bạc.
    • aterial = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
    • achine = máy móc/công nghệ.
    • ethod  = phương pháp làm việc.

    Xen lẫn trong phần trình bày của mình, Thầy Hoài đã cho khán giả “du lịch” qua đoạn video việc lập kế hoạch và thực hiện xây dựng Quần thể Nhà Thờ Phát Diệm. Cụ Sáu (Cha Phêrô Trần Lục) đã nung nấu dự kiến xây dựng Quần thể Nhà thờ trên một diện tích rộng với kế hoạch cụ thể: làm cái gì trước, cái gì sau, rộng bao nhiêu, cao bao nhiêu, cách làm như thế nào. Muốn xây dựng trên nền đất yếu ở khu đất đó, Cụ đã xây những hang đá, thử tải xem độ lún như thế nào, rồi Cụ xây nhà thờ đá để xem đất có chịu được hay không. Cụ xây những nhà thờ xung quanh; cuối cùng, mới đi đến xây Nhà Thờ Lớn. Nhà thờ này cao và rất nặng. Về mặt vật liệu, Cụ quyết định xây bằng đá, bằng gỗ, việc hoạch định phải mất đến 10 năm để chuẩn bị vật liệu rồi mới làm; ngoài ra, Cụ còn chuẩn bị về mặt nhân lực, kiến trúc, tập hợp những người thợ lành nghề.

    Trước khi kết thúc, thầy đã giới thiệu về nguyên tắc 4P – SPES (nguyên tắc Hy Vọng) của Đức Hồng y Phanxicô Xaviê Nguyễn Văn Thuận, nó là chương trình hành động mà ngài giới thiệu cho tất cả mọi người, nếu thực hiện đúng, nó sẽ thành “hy vọng” cho mọi công việc: Phục vụ (Servire), Phát triển (Progressione), Phúc âm (Evangelisatione), Phận sự (Sanctificatione officii). Với nguyên tắc này, chúng ta có thể hiểu rằng: Việc lập kế hoạch trong một nhóm, mỗi người phải luôn đặt mình vào vai trò là người phục vụ, mỗi cá nhân phải hiểu rõ phận sự của mình, và mọi người phải biết cách góp phần vào việc phát triển chung vì đó là thành quả của cả nhóm. Nhất là, đừng bao giờ rời bỏ niềm tin vào Thiên Chúa, như lời Thánh Phaolô đã viết: “Tôi có là gì cũng là nhờ ơn Thiên Chúa”(1Cr 15,10).

     

    Rate this item
    (0 votes)
    © 2018 Chương Trình Chuyên Đề Giáo Dục. Designed By JBosS

    Please publish modules in offcanvas position.